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Adoptadas en la primera reunión del Consejo de IABIN
Miami, Florida, EE.UU., 13 al 14 de diciembre de 1999
CONSIDERANDO
Que la sociedad civil, gobiernos, negocios, y generacines futuras necesitan
información sobre biodiversidad correcta y útil;
La iniciativa 31 de el Plan de Acción de Santa Cruz (Bolivia)
Sumit de las Americas en Desarrollo Sostenible (1996) llama al desarrollo
de "una Red de Información sobre Biodiversidad Inter-Americana,
primariamente a través de la Internet, que promoverá medios
compatibles de colección, comunicación, e interdambio
de información relevante para la toma de decisiones y educación
sobre conservación de la biodiversidad...";
La Organización de Estados Americanos, el Comité Inter-Americano
sobre Desarrollo Sostenible (OEA/CIDS) en su reunión del 15 de
Octubre 1999, endosó la recomendación de dar autoridad
a un Consejo de IABIN en calidad de miembros; y
Que los participantes, siendo miembros nacionales y otros miembros
interesados invitados, desean participar en el establecimiento y operacion
de una Red Inter-Americana de INformación sobre Biodiversidad
(designada de aqui en adelante como IABIN);
NOSOTROS, POR LO TANTO, CONVENIMOS
Que las siguientes son las Reglas de Procedimiento para la Operación
de IABIN.
Articulo I
OBJECTIVOS
A. Descripción de IABIN
Los objetivos de IABIN están definidos en la Iniciativa 31 de
el Plan de Acción de Santa Cruz. IABIN, como red de información
sobre biodiversidad tiene dos facetas: es un foro en el cual los países
de las Américas peuden reunirse para facilitar el desarrollo
y compartir información sobre biodiversidad, y es un recurso
basado en la Internet con infraestructura y contenido.
IABIN promueve una amplia participación de todos los sectores
de la sociedad, incluyendo gobierno, académico, organizaciones
no-gubernamentales, y el sector privado. La participación puede
ser por medio de una institución, organización, o individual.
Los participantes incluyen (entre otros) proveedores originales de datos,
procesadores de datos e información, creadores de la infraestructura
de la red, y usuarios delos datos y productos y servicios de información,
así como los que participan directamente en cualesquiera de los
cuerpos de gobernanza de IABIN (Consejo, Grupos Técnicos de Trabajo,
Comités, etc.).
IABIN promueve un proceso de compartir que incluye la identificación
de requerimientos de datos, el facilitar identificación y acceso
a los datos, la coordinación de participacion multinacional en
proyectos, y la construcción de capacidad como pre-requisito
para lograr los objetivos de la red. IABIN anima la interoperabilidad
entre las iniciativas de la información sobre biodiversidad de
sus participantes a través de sociedades de colaboración
y la adopción de estándares técnicos y de protocolos
comunes.
IABIN participa en el desarrollo de estratégias para el manejo
de información sobre biodiversidad en colaboración con
otras iniciativas mundiales y regionales para satisfacer su mandato
de proteger, realzar, y utilizar la información sobre biodiversidad
con la mayor effectividad.
IABIN promueve el acceso abierto a datos e información sobre
biodiversidad y a la vez reconoce y respeta los derechos de los dueños/proveedores
originales de los datos.
La visión de IABIN es éste será una red distribuida
auto-sostenible la cual provee acceso abierto a relevante información
de alta calidad sobre biodiversidad en las Américas, proveyendo
esa información en el momento que se necesita a los usuarios
a lo largo de el sector privado y público en las Américas
y a otros sectores interesados en el mundo
B. Alcance de las Actividades
A través de la participación en el Programa de Trabajo
de IABIN, los miembros de IABIN emprenderán algunos (o todos)
los tipos de actividades siguientes :
-
Mejorar la accesibilidad, lo completo y la interoperabilidad de
las bases de datos de biodiversidad, y promueva los estándares
para el intercambio de datos y los vocabularios compartidos ;
-
Desarrollar una biblioteca digital de información sobre
biodiversidad;
-
Desarrollar sociedades con organizaciones e iniciativas existentes,
como el CHM, GBIF, la Red del Hombre y la Biósfera (MAB), Espécies
2000, la Red de Información sobre Biodiversidad de Norte America,
el Sistema de Información de Taxonomía Integrada,
e iniciativas similares;
-
Desarrollar sociedades con instituciones y organizaciones que
proveen información primaria, como museos, herbaria, colecciones
de cultivos de microbios, etc.
-
Desarrollar, implementar, y promover un curriculum modelo de entrenamiento
sobre sistemas de información sobre biodiversidad para personas
interesadas ( por ejemplo, investigadores, gerentes de áreas
protegídas, gerente de datos y técnicos, tomadores de
decisiones y creadores de políticas) en el uso e intercambio
de información sobre biodiversidad;
-
Coordinar actividades de los miembros de IABIN con las actividades
de otros para evitar la duplicación y para beneficiar a
todos con recursos y experiencia existente;
-
Desarrollar politicas en la red concernientes a control de calidad
de los datos, acceso a los datos y la información, metadatos,
y reconocimiento apropiado de las fuentes originales de datos e información;
e
- Identificar las fuentes de financiamiento para apoyar el desarrollo
de redes de información sobre biodiversidad.
Articulo II
GOBERNANZA
A. Convocador Intergubernamental (Anfitrión Diplomático)
IABIN operará bajo el auspicio de una organización anfitriona.
Las resposabilidades específicas de el anfitrión son:
Invitar a los gobiernos a nombrar Puntos Focales Nacionales para IABIN
(animando a los países a coordinar los puntos focales de IABIN
y el CHM) y a mantener una lista oficial de puntos focales ;
-
Con el Presidente de el Consejo de IABIN, convocar reuniones de
el Consejo y otras reuniones inter-gubernamentales como sean necesarias;
-
Mantener a los Estados miembros informados de los avances en cuanto
a las implementaciones de los objetivos de IABIN en los niveles
politicos mas altos para asegurar la continuación de el apoyo
para recomendaciones emanadas de IABIN;
-
Apoyar actividades parar recabar fondos; y
-
Participar en reuniones de el Consejo de IABIN como miembro con
voz y voto, y en el Comité Ejecutivo como miembro ex-oficio
con voz pero no voto.
La Organización de Estados Americános, cumpliendo con
su mandato de continuar con el Plan de Acción de el Sumit de
Santa Cruz, será el anfitrión diplomático de IABIN.
B. Puntos Focales Nacionales
La fundación para la participación nacional en IABIN
es a través de una estructura de puntos focales. Los Puntos Focales
Nacionales son designados formalmente a la Organización de Estados
Americanos por los gobiernos a traves de los canales diplomáticos
apropiados. (A los gobiernos se les recomienda coordinar los puntos
focales de IABIN y el CHM lo más posible). Cada Punto Focal debe
proveer el numero de una persona laternativa que puede actuar durante
la ausencia de el Punto Focal.
Los roles de los Puntos Focales son:
-
Servir como enlace para todos los asuntos de IABIN;
-
Establecer mecanismo de consulta nacionales cuando sea necesario
para estimular los niveles de participación -nacionales y
subnacionales- en actividades de IABIN;
-
Animar la participación nacional de fuentes originales
de datos como museos, herbarios, incluyendo la posible formación
de redes de información nacionales;
-
Representar las perspectivas de sus gobiernos en cuanto a asuntos
técnicos;
-
Buscar oportunidades de financiamiento para el desarrollo de información
sobre biodiversidad e IABIN;
-
Identificar nuevas ideas para proyectos y prioridades de sus países;
-
Mantenerse informados sobre las actividades de IABIN dentro de
sus países y actuar como clearinghouse de esa información;
-
Promover colaboración entre IABIN y otras alternativas
nacionales y transnacionales cuando sea apropiado;
-
Actuar como enlace principal de comunicación a la red,
manteniendo a las organizaciones participantes informadas con respecto
a los intereses y actividades de IABIN.
C. El Consejo IABIN
IABIN operará a traves de un consejo de miembros que se llama
el Consejo de IABIN.
C-1. Responsabilidades de el Consejo
El Consejo esta enfocado políticas. Tiene la autoridad de tomar
decisiones y acciones en nombre de IABIN. Las funciones principales
de el Consejo serán:
-
Proveer la visión y dirección estratégica
de IABIN;
-
Desarrollar politicas para IABIN;
-
Dar cualquier recomendación necesaria a la OEA en cuanto
a coordinación o acción;
-
Proveer supervisión de los proyectos y el progreso de IABIN;
-
Aprobar miembros para el Comité Ejecutívo;
-
Aprovar membresías a el Consejo que no sean de Puntos Focales;
-
Revisar anualmente las actividades de los otros cuerpos de gobernanza
de IABIN (Comité Ejecutívo, Comités del Consejo,
Grupos Técnicos de Trabajo, etc.) para asegurar que las
actividades se conforman a los objetivos de IABIN se concentra
en las necesidades de sus miembors; y
- Aprobar anualmente un presupuesto y Programa de Trabajo para IABIN.
C-2. Miembros del Consejo de IABIN
Los miembros del consejo de IABIN difieren de las participaciones
técnicas en IABIN a través de los Grupos de Trabajo y
proyectos. Los miembros del Consejo incluyen:
-
Puntos Focales Nacionales designados oficialmente;
-
Representates de organizaciones aprobadas, centros, insituciones
o iniciativas de alcance internacional o hemisférico que
cumplen el criterio establecido; y
-
Un representate de la organización diplomática anfitriona.
-
Por propositos prácticos, el tamaño del Consejo
no excederá 50 miembros.
C-3. Derechos de Voto
Cada Miembro del Consejo tendrá voz y voto.
C-4. Commités del Consejo
El (La) Presidente(a) del Consejo puede establecer un comité
permanente o informal para apoyar el trabajo del Consejo.
C-5. Oficiales del Consejo
El Consejo tendrá un(a) Presidente(a) y Vice-Presidente(a).
El(La) Presidente(a) presidirá el Consejo y es responsable
por la dirección general de IABIN y la implementación
apropiada de estas Reglas de Procedimiento.
El(La) Vice-Presidente(a) asistirá al(a la) Presidente(a) tanto
como sea requerido y actuará como Presidente(a) en su ausencia
durante las reuniones del Consejo. Los oficiales son elegidos por términos
de tres años por un voto de 2/3 d los miembros del Consejo que
pueden votar.
C-6. Reuniones del Consejo
El Consejo debe reunirse una vez al año y más frecuentemente
si es necesario de acuerdo a la discreción del (la) Presidente(a),
o por medio de una petición de 6 miembros y aprobación
de el Comité Ejecutivo. Un aviso de minimo 60 dias debe darse
para reuniones del Consejo.
Minutas de cada reunión del Consejo deben ser tomadas por un
ponente nombrado por el(la) Presidente(a) de cada reunión.
D. Comité Ejecutivo de IABIN
Para poder guiar efectivamente las opreaciones de IABIN y para ejecutar
las decisiones relacionadas con las politicas de el Consejo, un cuerpo
de gobernanza mas reducido es necsario. Este cuerpo será llamado
el Comité Ejecutivo de IABIN (CEI).
D-1. Responsibilidades de el Comité Ejecutivo de IABIN
Las responsabilidades de el Comité Ejecutivo de IABIN incluyen:
-
Ejecutar las decisiones del Consejo;
-
Decidir politicas operacinales y destinar recursos de la red para
facilitar proyectos;
-
Establecer procedimientos para conducir el manejo operacional
de IABIN;
-
Aprobar el establecimiento y mandatos para grupos técnicos
de trabajo y nombrar presindentes cuando sea necesario;
-
Determinar requerimientos minimos para el Hub y ser responsable
de su selección, dirección, y continua supervisión;
-
Aprobar la selección de el(la) Secretario(a) Ejecutivo(a)
de el Hub y monitorear su funcionamiento;
-
Con apoyo del Hub, recomendar un programa anual de trabajo y presupuesto
al Consejo;
-
Proveer al Consejo con un reporte anual sobre el progreso y logors
de IABIN de el año anterior; y
-
Aprobar un estado financiero anual para ser presentado al Consejo
que contenga balances actuales y que cubra las actividades del año
previo.
D-2. Miembros
El Comité Ejecutivo va a consistir de nueve miembros con derecho
a voto, incluyendo:
· El(la) Presidente(a) del Consejo;
· El(la) Vice-Presidente(a) del Consejo; y
· Siete miembros elegidos de acuerdo a el siguiente criterio:
- Representacion gubernamental geográfica;
- Inclusión de hasta dos representates no-gubernamentales;
y
- Interés y compromiso.
Un representante de la OEA y el(la) Secretario(a) Ejecutivo(a) de
el Hub de IABIN serán miembros ex-officio de el Comité
Ejecutivo, con voz pero no voto.
El(la) Presidente(a) del Consejo de IABIN será el(la) Presidente(a)
de el Comité Ejecutivo.
Miembros del Comité Ejecutivo permanecrán por términos
de tres años, escalonados en rotaciones con algunos miembros
cambiando cada año.
D-3. Selección de Miembros
El(la) Presidente(a) de el Consejo apuntará comité de
nominaciones informales que consistirán de al menos tres miembros,
los cuales sugerirán nominaciones para posiciones en el Comité
Ejecutivo. De este grupo de nominados se escogerá por votación
en la reunión anual del Consejo de IABIN. Las selecciones se
harán de acuerdo a la mayoría de votaciones.
D-4. Reuniones de el Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo debe estar en contacto regular y reunirse
regularmente, al menos trimestralmente [por medio electrónico,
si es necesario].
E. Grupos Técnico de Trabajo
Para poder lograr el trabajo técnico de IABIN, Grupos Técnico
de Trabajo (TWG por sus siglas en inglés) serán establecidos
cuando sea necesario y para tareas específicas y por tiempo determinado.
Cualquier miembro de IABIN puede proponer un TWG al Comité Ejecutivo
que tendrá la autoridad de reconocerlo y pedirle al HUB que asista
apoyando la formación de este grupo. El(la) Presidente(a) de
el Grupo de Trabajo Técnico será elegido(a) por el Comité
Ejecutivo basado en capacidad técnica y éste no necesita
estar asociado con una organización miembro de IABIN. Asi, se
promueve la amplia participación de expertos. Asi mismo, la composición
del TWG también será a discreción del Comité
Ejecutívo.
F. Hub de la Red (Secretariado)
Para que IABIN pueda operar efectivamente y transparentemente, tiene
que tener un staff que se dedique a su desarrollo. Este personal será
el Hub o Secretariado de IABIN. El personal (staff) debe ser poliglota.
F-1. Funciones y Responsabilidades
Las funciones del Hub incluyen:
-
Asistir al Consejo, Comité Ejecutico, y Grupos Técnicos
de Trabajo;
-
Promover la cooperación entre los colaboradores de la red
(por ejemplo: reuniones, talleres, boletines de noticias);
-
Facilitar el entendimiento y compromiso con los objetivos de la
red (por ejemplo, tópicos que deben ser atendidos, usuarios
que deben ser servidos;)
-
Facilitar la preparación de planes estratégicos
para producción de información (como análisis
de necesidades de información, diseño de productos
de información, objetivos y fines para los colaboradores
de la red);
-
Facilitar la implementación de planes estratégicos
convenidos por el Consejo;
-
Facilitar el acceso a los datos (por ejemplo, a través
de custodia, convenios de acceso a datos, Memoranda de entendimiento,
metadatos, y estándares);
-
Facilitar eld esarrollo de la red (como capacidad para acceso,
identificación de areas a re-estructurar o invertir, lograr
apoyo);
-
Mercadear los productos y servicios de la red;
-
Coordinar actividades de grupos de apoyo;
-
Organizar reuniones y talleres para los colaboradores de la red;
-
Acelerar proyectos de la red;
-
Proveer asistencia editorial y de oficina para la preparación
de documentos claves (como planes estratégicos, propuestas
de proyectos, literatura de mercado);
-
Informar a los colaboradores de la red de nuevas oportunidades,
planes y progreso (por ejemplo, boletines, correo eletrónico);
-
Responder preguntas relacionadas con actividades de la red, refiriendo
a colaboradores particulares cuando sea necesario;
-
Mantener copias de los productos y servicios de la red para distribuirlos
entre los usuarios;
-
Manejar datos en cuanto al estatus y disponibilidad de la capacidad
de la red;
-
Proveer soporte al usuario y a la red, incluyendo ayuda;
-
Manejar servicios de información centrales, incluyendo
la página WWW;
-
Preparar un Programa de Trabajo preliminar y un presupuesto para
el Consejo no despues de dos meses antes de cada nuevo año;
y
-
Preparar un reporte técnico sustancial de el Programa de
Trabajo cada año, inlcuyendo cuentas financieras, tareas
logradas, tareadas no logradas, y cualquier explicación apropiada.
-
El(la) Secretario(a) Ejecutivo(a) y representantes del Hub (en
su capacidad) deben atender las reuniones del Consejo y sus cuerpos
subsidiarios en capacidad de consejeros sin derecho a voto.
-
Dentro del marco de el Programa de Trabajo y Presupuesto asi como
consistente con las provisiones de estos Procedimientos o con decisiones
del Comité Ejecutivo, el Hub puede contratar o realizar cualquier
otro acto legal que sean requeridos para asistir el Secretariado
de IABIN.
F-2. Selección
El Hub será seleccionado por el Comité Ejecutivo y aprobado
por el Consejo utilizando un criterio establecido. Un contrato será
realizado con el Hub delineando los roles y responsabilidades consistentes
con estas Reglas de Procedimiento.
Articulo III
USO DEL NOMBRE DE IABIN
Debido a que IABIN va a ser implementado en una red altamente distribuida,
es importante entender que las actividades, productos, o acciones pueden
ser atribuidas a "IABIN".
Cualquier actividad llevada acabo bajo los auspicios de cualquiera
de los cuerpos de gobernanza o cuerpos subsidiarios de IABIN (incluyendo
Comités y Grupos Técnicos de Trabajo o oficiales actuando
en su capacidad oficial) que promueva los objetivos de IABIN puede utilizar
el nombre de IABIN y cualquier simbolo asociado.
Articulo IV
FINANZAS
A. Obligaciones Financieras Individuales
Cada grupo participante debe acarrear el costo que incurren en realizar
actividades nacionales relacionadas con información sobre biodiversidad,
incluyendo los costos de formulación o transmisión de
reportes y de reembolso a sus empleados por viajes y otros gastos a
enos otro financiamiento sea hecho disponible por la organización
donante.
B. Obligaciones Financieras Comunes
Mientras hayan fondos comunes en el tesoro de IABIN, estos fondos
seran asignados al presupuesto de IABIN. Será la responsabilidad
de el Consejo de IABIN aprobar un presupuesto general y del Hub, ejecutar
el presupuesto y administrar estos fondos bajo la revisión y
guía del Comité Ejecutivo de IABIN. Pautas específicas
para el gasto de los fondos serán desarrolladas cuando se requieran
por el Comité Ejecutivo.
C. Rol de IABIN
Since the network will be built through the efforts of all its partners,
IABIN itself is not organized to be a financing mechanism for projects.
Rather, it is a facilitating mechanism or framework through which sponsoring
organizations and IABIN members can more effectively communicate and
develop activities of mutual interest and in support of the overall
IABIN objectives. In this regard, it can aid its members and its projects
find support for IABIN-related activities.
Articulo V
ADMISIÓN Y RETÍRO
A. Admisión de Nuevos Miembros
Cualquier gobierno de la OEA puede apuntar un Punto Focal IABIN quién
automáticamente se convertirá en miembro de el Consejo
de IABIN si el país esta de acuerdo a adherirse a estas Reglas
de Procedimiento. Por medio de invitación del Consejo luego de
los consiguientes procedimientos de aplicación determinados por
el Consejo, cualquier otra institución o agencia puede convertirse
en miembro de IABIN si firman un convenio de cooperación y se
comprometen a seguir estas Reglas de Procedimiento.
B. Retiro
Cualquier miembro de IABIN se puede retirar al enviar un Aviso de
Retiro por escrito a través de los canales diplomáticos
apropiados al (la) Presidente(a) de el COnsejo con copia al (la) Secretario(a)
Ejecutivo(a).
Articulo VI
CAMBIANDO LAS REGLAS DE PROCEDIMIENTO
Cambios a las Reglas de Procedimiento se pueden realizar mediante
concenso en una reunión formal del Consejo o, si es necesario,
por medio de votos por correo con una mayoría de 2/3 de los votantes.
Anexo 1
CRITERIO PARA MIEMBROS
DE ORGANIZACIONES NO-GUBERNAMENTALES INTERNACIONALES Y NACIONALES EN
EL CONSEJO DE IABIN
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