La red IABIN es una alianza totalmente descentralizada entre gobiernos y organizaciones. Aún así, se considera que la Red necesita una pequeña Secretaría que le provea un espacio físico y un reducido número de personal clave para respaldarla y promover su desarrollo.

La responsabilidad por la implementación física de las tareas diarias del proyecto le corresponde a la Secretaría. La estructura institucional de la Secretaría de IABIN será definida una vez que se llegue a un acuerdo con la organización huésped. El marco institucional preliminar indica que estará compuesta de tres individuos: un Secretario Ejecutivo, un Administrador de Contenido y un asistente a tiempo compartido.

La Secretaría debe cumplir funciones y responsabilidades en función de su calidad de organización coordinadora de la red IABIN y también debe desempeñar el papel coordinación de varios aspectos de implementación del proyecto que el FMAM-Banco Mundial realice en el futuro. A corto plazo, el Consejo de IABIN está interesado en el papel de la Secretaría en la implementación del proyecto del FMAM, ya que es el único instrumento de importancia del que actualmente dispone para canalizar ayuda financiera hacia la red. Sin embargo, en el futuro y a medida que nuevas fuentes de financiamiento vayan remplazando la dependencia de los fondos del FMAM, el papel general de coordinación de la Secretaría tomará mayor importancia. Se espera que fuentes adicionales de financiamiento también estén disponibles para mantener la Secretaría.

De acuerdo con la solicitud de propuestas para la selección de la Secretaría de IABIN, el Comité Ejecutivo de IABIN (CEI) seleccionó a la fundación panameña "Ciudad del Saber" para que funcione como la Secretaría de IABIN.

Las principales funciones de la Secretaría son las siguientes:

Interoperabilidad y acceso a los datos:

• Supervisar la operación de la infraestructura básica de la red (servicio de catálogo IABIN y Redes temáticas).

• Facilitar el desarrollo de la red (buscar apoyo, estimar la capacidad, identificar áreas para reestructuración e inversión.)

• Manejo de los datos de acuerdo al estado y disponibilidad de la red.

• Proveer soporte técnico a la red y a los usuarios, posiblemente mediante instrumentos de asistencia técnica.

• Lograr acuerdos sobre el uso de estándares y protocolos para asegurar la compatibilidad de diversas fuentes de datos dentro de la región.

• Implementar políticas para el uso de la información (Derechos de propiedad intelectual y código de ética sobre acceso e intercambio de datos).

• Monitorear las necesidades de la comunidad de usuarios.

• Desarrollar un directorio de informática sobre biodiversidad en conjunto con el CHM, las instituciones académicas y otros participantes para documentar el contenido, interoperabilidad y funcionalidad de cada institución.

• Crear el Comité de Expertos para el Servicio de Catálogo y las Redes Temáticas.

Creación del contenido de los datos:

• Control de calidad y validación de información.

• Digitalización de datos sobre biodiversidad.

• Determinar las prioridades para la creación del contenido de los datos.

• Alojamiento (Hosting) de los datos.

Productos de información para las personas encargadas de adoptar decisiones:

• Identificar las necesidades específicas en materia de productos de información de valor agregado.

• Suministrar herramientas de visualización e integración de los datos para mejorar la calidad de uso de los datos en el proceso de toma de decisiones.

Sostenibilidad de IABIN:

• Buscar fuentes de financiamiento para la operación de la Secretaría y otras actividades (Sesiones del Consejo de IABIN).

• Ayudar a coordinar la Fundación IABIN.

• Apoyar al Consejo de IABIN, Comité Ejecutivo, Grupos de Trabajo ad hoc y en especial a los Puntos Focales Nacionales.

• Promover la cooperación entre los socios de la red por medio de reuniones, talleres y boletines.

• Facilitar la comprensión y el compromiso con los objetivos de la red (asuntos en desarrollo y asistencia a los usuarios.)

• Elaboración de planes estratégicos para el desarrollo de productos y servicios.

• Servir de enlace al Development Gateway.

• Dirigir los esfuerzos para un mejor acceso de la información a los pueblos indígenas.

• Implementación de planes estratégicos (Ej.: Formación de equipos multidisciplinarios)

• Facilitar el acceso a los datos (Ej.: por medio de personas que mantienen datos, acuerdos para el acceso a los datos, memorandos de entendimiento e implementación de estándares).

• Informar a los participantes de la red sobre nuevas oportunidades, planes y progresos (ej. boletines y correos electrónicos).

• Atender consultas relacionadas con las actividades de la red y la de los participantes individuales según sea conveniente.

• Mantener copias de los productos y servicios de la red para distribuirlas entre los usuarios.

• Agrupar a los participantes de IABIN en todo el hemisferio y coordinar con otras redes regionales en biodiversidad como GBIF y CHM.

• Mantener el portal de IABIN.

Administración:

• Desarrollo de términos de referencia para consultores y solicitudes de propuestas.

• Coordinar la evaluación de propuestas y consultores.

• Informar a los donantes.

• Preparar reportes trimestrales para revisión del CEI.

• Monitorear y evaluar la eficacia del proyecto.